Yenilenen ve gelişen dünya, firmaların hayatlarına da bazı yenilikler getirmektedir. Bunlardan biri de kayıtlı elektronik posta sistemi olarak da bilinen KEP’dir. Kayıtlı elektronik posta sistemi ticari faaliyetlerde bulunan işletmelerin birçok işlemlerini ve bilgi paylaşmalarını yapmalarını sağlayan bir sistemdir. Hem dünyanın birçok yerinde hem de ülkemizde kullanılan bir sistem olmasından dolayı KEP sistemi yaygın olarak tercih edilmektedir.

Elektronik posta gönderim sistemi olan KEP sayesinde tüm bilgilerin ve belgelerin güvenli olarak kullanılmasını sağlayan sistemdir. Hem maliyetinin oldukça düşük oluşu hem de çok kolay bir şekilde gönderimlerin yapılması sayesinde çok fazla tercih edilen bir elektronik sistemdir. Standart olarak gönderilen postaların yasal geçerlilikleri yoktur ve tam olarak güvenilir olduğu söylenemez. Bu yüzden KEP daha güvenilir bir sistemdir.

KEP sistemine başvurmak isteyenler önce gereken belgelerin elde edilmesi gerekir. Ardından EDM Bilişim olarak merkezlerimize de başvurarak çok kısa süre içerisinde dijital dönüşüm süreçlerine sizler de katılabilirsiniz. Bu aşamada bireysel başvuru yapılabildiği gibi tüzel, kamu kurum başvurusu gibi seçeneklerle de başvuru yapılabilir. Ayrıca süreç içerisinde EDM bilişim yetkilileri ile iletişime geçerek ilerleyiş hakkında bilgi almanız da mümkün olmaktadır.

KEP ülkemizde 2011 yılında yürürlüğe giren ve günümüzde giderek artan bir kullanım ihtiva etmektedir. KEP, alıcıların ve göndericilerin net olarak bilindiği bir süreçtir. Zaman, gönderici ve alıcı bilgileri gibi bilgilerin değiştirilmemesi sayesinde ise yüksek geçerliliğe sahiptir. Bu yüzden Kep ile kayıt altına alınmış olan belgelerin tamamı senet niteliğinde olmaktadır ve delil olarak da varsayılmaktadır.

Kayıtlı elektronik posta sistemi özellikle yasal geçerlilik sağlaması açısından da önemlidir. Yasal geçerliliğe sahip olan resmi evrakların güvenle iletilmesi sağlanır. Tüm süreç, yasalara ve mevzuata uygun şekilde iletilerin alıcılara ulaşması sağlanır. Bu açıdan da resmi bir geçerlilik sağlanır. KEP adresi elektronik olarak işlemlerin daha hızlı, daha güvenli şekilde yapılması sağlanır.

KEP adresi yalnızca gönderim yapılmasını sağlamaz. Aynı zamanda kontrol edilmesini, arşivlenmesini de sağlar. Elektronik postalarınızın alıcılara gönderilip gönderilmediğini kontrol edilebilmektedir. Bu ileti alıcı tarafından görüldüğünde de bilgi verilir. Aynı zamanda teslim alınma anına kadar öğrenilir. KEP adresi ile gönderilen postaların herhangi bir şekilde değiştirilmesi ve bozulması imkansız hale gelir.

KEP adresinin zorunlu olduğu ve olmadığı durumlar farklılık gösterir. Örneğin kişisel kullanıcılar için herhangi bir zorunluluğu olmayan bu KEP sistemi, bazı şirketler için de zorunlu olmaktadır. Özellikle sermayesinin paylara bölünmüş olduğu bazı komandit şirketler, Limited ve anonim şirketler için ise zorunludur. Bu yüzden bu tebligat gereğince tüzel kişilerin ve kamu kuruluşlarının KEP ile belge gönderimi zorunlu hale gelmiştir. KEP ücreti için ise herhangi bir fiyat belirlemek ya da bildirmek ise doğru olmayacaktır.

Elektronik ortamın getirilerinden olan KEP sistemi, birçok avantaja da sahiptir. KEP sisteminin sağladığı avantajlardan bazıları şunlardır:

KEP sistemi ile firmalar işlerinde yaşadığı olumlu durumlar ve süreçlerin son derece hızlı olması avantaj sağlar. Bu yüzden zorunlu olmadığı halde giderek artan bir KEP kullanımı görülmektedir. EDM Bilişim ile dijital süreçlerde destek alarak kısa sürede yapılan başvuruların sonuçlanabilir. Kolay bir şekilde edinilen Kep sistemi, çok kolay bir şekilde de kullanılmaya başlanır.